בעידן של חממות טכנולוגיות, הקאתונים לסטרטאפים ולמיזמים וארגונים, שמחפשים רעיונות חדשניים - הכלי של סיעור מוחות (Brainstorming) עדיין מאוד נפוץ. סיעור מוחות עוזר לפתח רעיונות פורצי דרך, להציף ולפתור בעיות, לתעדף ולקבל החלטות, לפתח קונספטים, מודלים ועוד ועוד. היתרון בסיעור מוחות אפקטיבי - שהתהליך מאפשר גם להרחיב ולשחרר כמו שיצירה "צריכה" , וגם להתמקד במשימות בשטח. בכל אחד משלושת שלבי התהליך הלוח המחיק הוא כלי חובה בדרך מרעיון ליישום.
למה הלוח המחיק הוא החבר הכי טוב של היצירה והיוזמה?
סיעור מוחות אפקטיבי הוא תהליך של יצירה ויצירתיות אינטואיטיביים ואסוציאטיביים. פשוט פשוט לשחרר את הביקורת והשיפוטיות: לכתוב, למחוק, לשרבט, לקשקש, למתוח חיצים, לצייר קשרים ו... לתת מרחב ליצירה ולמחשבות ספונטניות.
האמת שלרובינו לא קלל בכלל לשחרר! לתת דרור לרעיונות, להוציא מחשבות לא מושלמות ולשתף בשברי דמיונות. רובנו חוששים להוציא לאור רעיונות ויוזמות לא מבושלים, לא מושלמים ובעיקר להתפס כלא חכמים או חס וחלילה לשגות. מה יגידו?
אלו רק חלק מהסיבות שבגללן קשה לנו לשחרר את אותם פילטרים, שאנחנו כל כך רגילים להם, אך הם האויבים של סיעור מוחות יצירתי.
היצירה חמקמקה, מופיעה ונעלמת, לכן צריך ללכוד אותה במהירות כמו פרפר. כתיבה מסודרת על נייר או הקלדה במחשב הן יותר מסורבלות, ומקשות על שטף הרעיונות לצאת לאור. לוח מחיק מאפשר ללכוד את הרעיונות האינטואיטביים במהירות - לכתוב, לצייר, לסרטט ולמחוק שוב ושוב.
3 שלבים שהלוח המחיק מאפשר יצירה, הפריה ומיקוד
סיעור מוחות מוצלח מתחיל ביצירתיות ובהפריה הדדית, ומתקדם להמרת הרעיונות לתוכנית פעולה. בעצם מדובר בשלושה שלבים מרכזיים: שלב ההרחבה וההסתעפות, שלב המיקוד והתכנסות, והשלב הסופי של הפיכת הרעיונות לתוכנית פעולה.
#1 שלב היצירתיות וההפריה ההדדית
שלב הרעיונות האינטואיטיביים, ההסתעפות האסוציאטיבית וההפריה ההדדית, הוא בעצם החלק הכי משוחרר ויצירתי בתהליך סיעור המוחות. בשלב זה נבקש מחברי הצוות להעלות כמה שיותר רעיונות ללוח המחיק בחדר הישיבות. נדגיש, אין רעיון נכון או לא נכון. כל תשובה יכולה להצית רעיונות נוספים שיכולים להניב אסוציאציות נהדרות.
ביקורתיות ושיפוטיות - האויבים של היצירתיות
רבים מצוותי העבודה מתקשים בשלב זה שדורש פתיחות, יצירתיות ובעיקר שחרור מביקורתיות ושיפוטיות – האויבים של היצירתיות.
החשש שנשגה, שהרעיונות שלנו לא יהיו חכמים, הם החסמים של היצירתיות ...
אבל... תהליך היצירה והיוזמה מחייב לשחרר, לאפשר לאותן מחשבות, חלומות וקשיים לצאת בצורתם הגולמית והלא מעובדת. אבל מה יגידו? מה יקרה אם נשגה? מה יקרה אם יראו את הצד השטותי, הפזיז והאימפולסיבי שלנו? מה אם יגלו בעבודה שאנחנו לא חכמים?
הלוח המחיק הופך לכלי שתומך ביצירה. הידיעה שאפשר תמיד למחוק משחררת.
#2 שלב ההתכנסות והמיקוד
שלב זה בדיוק הפוך לקודמו. עכשיו המטרה דווקא להכניס סדר והגיון למחשבות שפיזרנו בשלב הקודם. הפעם הלוח המחיק ישמש אותנו לארגן את המחשבות. נמחק בקלות רעיונות שפסלנו בשל מגבלות תקציב, זמן ויכולת מימוש. במקרה שאיננו בטוחים האם הרעיון הגיוני ובר ביצוע נוכל תמיד לצלם את הלוח או להשתמש בגיליון הפליפצ'ארט@ לשמירת הרעיונות ולשימוש בעתיד.
איך לסדר את הרעיונות על הלוח שיהיה קל להחליט?
עבודת צוות ושיתוף פעולה פורה הם המפתח לצמצום ובחירת הרעיונות הטובים ביותר ליישום. בשלב זה חשוב לעבוד בצורה מסודרת ולבצע אלימינציה של הרעיונות. לוח מחיק גדול יכול לסייע במיון ותיעדוף הרעיונות. כדאי לחלק את הרעיונות לשלוש קבוצות:
למחוק מייד את הרעינות שאין ספק שהם לא מתאימים.
לסמן בטוש מחיק צבעוני@& את אלו שאין ספק שהם מתאימים ויעלו ל"גמר".
למספר את הרעיונות שיש לגביהם ספק בסדר יורד, מהכי פחות טוב ועד הרעיון הטוב ביותר.
עכשיו כדאי לעבור לקבוצת הרעיונות שיש לגביהם ספק, ולבחון האם יש רעיונות שאסור לפספס ולהעביר אותם ל"גמר".
עכשיו כדאי לתעדף מספרית או בטוש מחיק את הרעיונות המובלים. כדאי בשלב זה לרשום בצד או לצלם מהלוח המחיק כגיבוי את הרעיונות שלא התקבלו, שאולי בעתיד יהיו "מחסן" לרעיונות.
#3 שלב פיתוח תוכנית הפעולה
בשלב זה נתמקד ברעיון הנבחר, שקיבל את הניקוד הגבוה ביותר, ונפרוט על הלוח המחיק או הפליפצ'ארט את נגזרת הפעולות של הרעיון עפ"י סדר.
פעמים רבות קורה שדווקא בשלב מתקדם זה אחרי שנעשה שיקול דעת ותיעדוף, צוותי עבודה נוטים לחזור לשלב הראשוני. מנהלים ועובדים מתפתים לערער על הרעיון שנבחר, ומתלבטים לגבי רעיון חדש. בכל זאת מומלץ להיצמד לרעיון שנבחר בתהליך מושכל ויצירתי. הרי עבדתם בשבילו הרבה.
מומלץ להצמיד לפעולות תאריכים וישר לפרוס ולשבץ בלוח התכנון. הרי, מה שלא נכנס ליומן ולא כתוב, לא קורה.
חשוב בשלב זה כמו בכל שלב לעבוד בשיתוף פעולה כדי לראות את כל התמונה. כך שכל אחד ואחת מחברי הצוות יוסיפו את המשימות בתחומי העיסוק, בפרט בצוותי הטרוגניים.
>> שורה תחתונה על הלוח
היופי ברעיונות שהם כל הזמן גדלים, מתפתחים ומשתנים. הייחוד של תהליך סיעור המוחות, שהוא נותן לנו הזדמנות לתפוס את הרעיונות החמקמקים והיצירתיים ולהפוך אותם לפעולות בשטח.
סיעור מוחות מאוד נפוץ בחיי הארגון למגוון מטרות. זו הסיבה שמנהלים, ראשי צוותי, יועצים ארגוניים, מנחי קבוצות ומורים לא מוותרים על הלוח המחיק. הלוח המחיק לסוגיו הוא החבר הטוב של תהליך סיעור המוחות, כי הוא מאפשר גם להיפתח לעושר של רעיונות וגם לצמצם ולעשות סדר.