4 שימושים פרקטים ללוחות תכנון וארגון למשרד

כל העולם עבר להשתמש ביומנים ניידים, אולם עדיין לא מעט משרדים ואנשים מבצעים שימוש ביומנים רגילים ואפילו תולים על הקיר לוחות תכנון וארגון המשמשים אותם בנאמנות במהלך עבודתם. אז מה השימושים הנפוצים של הלוחות הללו? בואו נראה.

לוחות תכנון וארגון של מותג בי קליר הופכים את יום העבודה להרבה יותר מתוכנן. הלוחות מגיעים כלוח מחיק מזכוכית המוכרת לרבים, אך עם חלוקה שבועית או חודשית, כאשר בכל ריבוע שכזה ניתן לרשום משימות, תוכניות או כל משימה שתרצו. ישנם שני יתרונות בולטים ללוחות תכנון:

1. ניתן לראות במבט אחד את כל המשימות והתכנון השבועי או החודשי בצורה נינוחה.

2. ניתן לעדכן כל שנרצה בלוח, למחוק, לרשום ואפילו למגנט.

אין ספק שהלוחות הללו פרקטיים, הרי הכל מופיע מול העיניים, ובטוח לא נפספס שום משימה. מלבד זאת, הלוחות מעוצבים, צבעוניים ותורמים רבות לעיצוב האדריכלי של המשרד. אז בואו נראה אילו שימושי ניתן לבצע עם הלוחות.


לתכנן את המשימות של הצוות

בארגונים וחברות שבהם עובדים על פרויקטים כמה אנשי צוות, לוח תכנון וארגון יכול להיות כלי שימושי מאוד, מכיוון שכל העובדים רואים את המשימה שצריכים לבצע. לדוגמה, ניתן לרשום את המשימות הקיימות, עם השם של איש הצוות האחראי על המשימה, וכך העובד יהיה אחראי לבצע את המשימות שלו. כאשר העובד סיים את המשימה, הוא יוכל לסמן וי על גבי הלוח.


לעמוד בדד ליין של פרויקט מסוים

הלחץ היומיומי לא תמיד מאפשר לחברי הצוות להשתלט על כל הפרויקטים המורכבים, ומנגד הדד ליין הולך ומתקרב. אפשר לסמן על גבי הלוח את הדד ליין של המשימות, כלומר באיזה תאריך עלינו לסיים כל פרויקט מסוים, ואפילו לרשום משימות לטיפול של כל אחד מחברי הצוות. כאשר 'שעת השין' תהיה מול העיניים שלנו, נוכל לעמוד בזמנים ולייעל את תהליך העבודה על הפרויקטים.


ימי כיף, הפי האוור ופעילות מהנה לעובדים

שימוש נוסף ללוחות תכנון וארגון הוא רישום של דברים מהנים במשרד. לדוגמה, לוח חודשי מאפשר לנו לרשום בכל חודש את ימי ההולדת של העובדים, חתונות, ברית או בריתות ועוד. למעשה, כותבים בריבועים של התאריכים את האירוע. מלבד זאת, נוכל לרשום את התאריכים של ימי כיף וגיבוש לעובדים, סדנאות, הרצאות, הפי האוור ובכלל כל פעילות מהנה הקשורה לעובדי המשרד.


תכנון פגישות במשרד

לוח מחיק של תכנון וארגון יכול לשמש גם לצורך קביעת מועדים לחדר הישיבות. לעיתים קיים חדר ישיבות אחד במשרד, ולכן כל אחד יוכל לרשום על גבי הלוח מתי הוא מעוניין לתפוס את חדר הישיבות, וכמובן לראות מתי פנוי ולשבץ את עצמו בפגישה. בדרך זו הכל מופיע מול העיניים וקל יותר לנהל את הלוז של חדר הישיבות.